Tout parent est membre de fait puisque que l’adhésion est consécutive à l’inscription de l’enfant.
L’association est la structure gestionnaire de l’école tant au niveau financier (achat de fournitures scolaires, lits, charges des locaux, entretien, etc…..) qu’au niveau du personnel (salaire, contrat de travail, emploi du temps, etc…..).
L’implication de chaque parent est nécessaire au bon fonctionnement de l’école. En effet, chacun peut trouver sa place dans les différentes commissions selon ses envies, ses aptitudes, ses compétences (commissions personnels, travaux, communication extérieure, manifestations culturelles, etc…).
Mode d’emploi :
Il est confié au Conseil d’Administration, et au bureau de l’association, qui s’appuient sur des commissions spécifiques (où doivent s’investir les parents), la Fédération régionale et la Confédération des Calandretas.
L’assemblée générale (A.G.)
L’A.G. ordinaire a lieu une fois par an en début d’année scolaire ; elle statue sur les différents points à l’ordre du jour, notamment le bilan d’activité de l’année écoulée, le projet pour l’année à venir, les comptes et le budget ; elle procède à l’élection des membres du conseil d’administration parmi les adhérents volontaires.
Des A.G. extraordinaires peuvent se tenir en fonction des nécessités de l’actualité.
Le conseil d’administration (C.A.)
Il est l’organe de décision et le représentant de l’association.
Il est élu par l’Assemblée générale, et se réunit une à deux fois par mois. Un délégué de l’équipe enseignante est présent ainsi que tous les parents de l’école qui souhaitent y participer de façon occasionnelle ou régulière (voir calendrier de réunion au panneau d’affichage).
Le bureau
Le bureau est élu par le conseil d’administration parmi ses membres ; il est composé d’un président, d’un secrétaire, d’un trésorier, éventuellement assistés d’un vice-président, d’un secrétaire adjoint et d’un trésorier adjoint, et des responsables des commissions. Il se réunit lors des réunions du C.A., mais peut également se réunir seul quand nécessaire.
Les commissions
Les commissions sont des lieux de réflexion, de propositions et d’actions. Elles sont mises en place par le C.A. et travaillent en lien avec les parents, les enseignants et selon leurs attributions, avec la Confédération des Calandretas.
Elles sont composées d’un responsable membre du C.A. et de tous parents volontaires.
Toutes les commissions ne fonctionnent pas simultanément et durablement ; d’autres peuvent apparaître en fonction des besoins.
Plusieurs commissions ont été mise en place pour assurer l’implication de tous dans les taches quotidienne de la vie de l’école. Chaque parent doit faire parti d’au moins une Commission.
Ci dessous un extrait des définitions des rôles de chacune des commissions.
| Ajuda | Réaliser le suivi personnel de chaque employé (relationnel), emplois du temps, temps périscolaires (cantine, garderie), support au recrutement en lien avec le bureau et les regentas: – Accueil lors d’une nouvelle embauche d’ajuda (ex : présentation fiche des poste/déroulement journée type….) – Formation interne des ajudas ( ex : sécurité routière / protocole ménage…. ) – Élaboration et suivi du protocole ménage pour les ajudas et du calendrier associé, aider le personnel à s’organiser, travailler sur l’hygiène au quotidien (vigilance, projet avec les élèves)… – Porte parole des parents/ »représentant des parents d’élèves »-, vis à vis des ajudas |
| Locaux | Centraliser et présenter des solutions de locaux au CA selon les critères définis. Faire les démarches nécessaires (réunions, appels, rencontres, etc.) de la préparation des dossiers pour le CA jusqu’à l’accession définitive en soutien au CA/président. |
| Communication | Mise en place et suivi du blog de l’école, rédaction d’articles de presse (vie associative et scolaire), revue de presse. Support aux autres commissions pour la réalisation et la diffusion des plaquettes événementielles (événements Boucan’Oc, journées portes ouvertes, etc.), réalisation d’outils de communication (affiches, bannière, livrets…) |
| Evènements | Planifier et organiser des manifestations culturelles (concert, balèti, spectacle pour enfants) et des manifestations pour financer les besoins de l’école (bourses, loto, stands sur des marchés en collaboration avec d’autres associations) en collaboration avec Boucan’Òc. |
| Logistique | Gestion des achats « ajudas » et « regentas » (gérer le stock du matériel avec le personnel et faire les courses, ex : sacs poubelles, produits d’entretien, feuilles, colle…). Actualiser les feuilles Pointage Horaire et Planning prévisionnel Cantine / Garderie Assurer le support des regentas pour l’organisation des sorties scolaires – compatibilité des horaires ajudas, réservation moyens de transport, assurer la rotation des parents pour la participation aux sorties scolaires. |
| Bricolage | Répondre aux besoins quotidiens (entretien, réparation), réfléchir à l’amélioration du quotidien, répondre aux projets des enfants (par ex: Mr Carnaval)… |
| Accueil Nouvelles Familles | Préparer les laius types pour pouvoir répondre aux familles lors du premier contact. Proposer, préparer la/les réunions avec les familles qui viennent se renseigner à l’école avec un représentant de l’équipe éducative ou non, à minima de la journée portes ouvertes. Créer et mettre à jour le livret d’accueil, imaginer un accompagnement de chaque nouvelle famille sur sa première année scolaire (ex: parrainage). |
| Gouter | Proposer des axes d’amélioration possibles concernant les goûters du matin et de l’après-midi des 2 classes. Structurer, si retenu, l’achat et l’approvisionnement du goûter partager. |